Hiçbir işini 24 saate sığdıramayanlar için :
ZAMAN YÖNETİMİ
Keşke bazen hiçbir şey yapmadan bomboş oturduğumuz
saatleri saklayıp, yoğun iş günlerinde kullanmak mümkün olsaydı . Ama buna
imkan yok ve bu nedenle yalnızca sekreterler değil tüm çalışanlar zamanını iyi
yönetmek zorunda.
"Zaman yönetimi" 1970'lerden itibaren literatüre girdi. Bu konuyla
ilgili yüzlerce kitap ve makale yayınlanmasına, çalışanlara binlerce ipucu
verilmesine karşın bireylerin zamanlarını kullanma konusunda zaman zaman bonkör
ve aldırmaz davrandıkları bir gerçek.
Sekreter.org olarak bireylerin zamanını kullanmadaki en önemli yanlışının
"neyi amaçladıklarını" gözden kaçırmaları olduğuna inanıyoruz.
Zamanın en iyi şekilde kullanılması, gün içerisinde iş saatleri sırasında ya da
24 saat boyunca tüm gününüzün dolu geçmesi olarak algılanmamalı yalnızca.
Etkili bir zaman yönetimi, işteki ve genel olarak yaşamınızdaki hedeflerinize
ulaşmaya yönelik zamanınızın en etkin şekilde kullanılmasıdır.
Bu nedenle işe, planlama yaparak değil tam tersi, neyi hedeflediğinizi düşünüp
ortaya koyarak başlamalısınız. İkinci adım ise şu anda zamanınızı nasıl
harcadığınızı sorgulamaktır. Hadi şimdi arkanıza yaslanıp önce amaçlarınızı
sonra da bunlar için zamanınızı nasıl harcadığınızı bir düşünün ...
Amaçlarınızı bilmemize imkan yok ama işte zamanınızı nasıl kullandığınıza
ilişkin size ipucu verecek ve kendinize mutlaka sormanız gereken bir kaç soru:
1. İşinizi, görevlerinizi tam olarak tanıyor musunuz?
2. Yalnızca önünüzde büyük hedefler mi var yoksa işinizle ilgili İrili ufaklı,
değişik tipte hedefler belirlediniz mi?
3. Birbiriyle ilgili olan hedeflerinizi gruplayabiliyor musunuz?
4. İşlerinizi öncelik sırasına koymayı başarabiliyor musunuz?
5. Plan yapıyor musunuz? En kötü plan bile plansızlıktan iyidir, asla plansız
çalışmayın.
6. Başladığınız bir işi tamamlamadan başka işlere mi geçiyorsunuz? Mümkünse bir
işi bitirmeden başkasına geçmeyin.
7. İyi karar verebilmek için Muhakeme ve Sezgi Gücünüzü kullanıyor musunuz?
8. Bir dokümanı okurken ne kadar hızlı olduğunuzu hiç sorguladınız mı?
9. Özel işlerinizi büroda yapıyor musunuz?
10 .Bir işe başlamadan önce kendinize bir yöntem belirliyor musunuz?
11. İşe zor olanlardan mı yoksa kolay olanlardan mı başlıyorsunuz?
12. Bazı işleri reddetmeyi, 'hayır' demeyi biliyor musunuz ?
13. Günün sonunda işlerinizi gözden geçirip ertesi günün planını yapıyor
musunuz?
Keşke bazen hiçbir şey yapmadan bomboş oturduğumuz saatleri saklayıp, yoğun iş günlerinde kullanmak mümkün olsaydı . Ama buna imkan yok ve bu nedenle yalnızca sekreterler değil tüm çalışanlar zamanını iyi yönetmek zorunda.
"Zaman yönetimi" 1970'lerden itibaren literatüre girdi. Bu konuyla ilgili yüzlerce kitap ve makale yayınlanmasına, çalışanlara binlerce ipucu verilmesine karşın bireylerin zamanlarını kullanma konusunda zaman zaman bonkör ve aldırmaz davrandıkları bir gerçek.
Sekreter.org olarak bireylerin zamanını kullanmadaki en önemli yanlışının "neyi amaçladıklarını" gözden kaçırmaları olduğuna inanıyoruz. Zamanın en iyi şekilde kullanılması, gün içerisinde iş saatleri sırasında ya da 24 saat boyunca tüm gününüzün dolu geçmesi olarak algılanmamalı yalnızca. Etkili bir zaman yönetimi, işteki ve genel olarak yaşamınızdaki hedeflerinize ulaşmaya yönelik zamanınızın en etkin şekilde kullanılmasıdır.
Bu nedenle işe, planlama yaparak değil tam tersi, neyi hedeflediğinizi düşünüp ortaya koyarak başlamalısınız. İkinci adım ise şu anda zamanınızı nasıl harcadığınızı sorgulamaktır. Hadi şimdi arkanıza yaslanıp önce amaçlarınızı sonra da bunlar için zamanınızı nasıl harcadığınızı bir düşünün ...
Amaçlarınızı bilmemize imkan yok ama işte zamanınızı nasıl kullandığınıza ilişkin size ipucu verecek ve kendinize mutlaka sormanız gereken bir kaç soru:
1. İşinizi, görevlerinizi tam olarak tanıyor musunuz?
2. Yalnızca önünüzde büyük hedefler mi var yoksa işinizle ilgili İrili ufaklı, değişik tipte hedefler belirlediniz mi?
3. Birbiriyle ilgili olan hedeflerinizi gruplayabiliyor musunuz?
4. İşlerinizi öncelik sırasına koymayı başarabiliyor musunuz?
5. Plan yapıyor musunuz? En kötü plan bile plansızlıktan iyidir, asla plansız çalışmayın.
6. Başladığınız bir işi tamamlamadan başka işlere mi geçiyorsunuz? Mümkünse bir işi bitirmeden başkasına geçmeyin.
7. İyi karar verebilmek için Muhakeme ve Sezgi Gücünüzü kullanıyor musunuz?
8. Bir dokümanı okurken ne kadar hızlı olduğunuzu hiç sorguladınız mı?
9. Özel işlerinizi büroda yapıyor musunuz?
10 .Bir işe başlamadan önce kendinize bir yöntem belirliyor musunuz?
11. İşe zor olanlardan mı yoksa kolay olanlardan mı başlıyorsunuz?
12. Bazı işleri reddetmeyi, 'hayır' demeyi biliyor musunuz ?
13. Günün sonunda işlerinizi gözden geçirip ertesi günün planını yapıyor musunuz?
Zaman Kazandıracak 10 Önemli İpucu
1. Her sabah 15 dakikanızı o gün yapmanız gerekenleri planlamaya ayırın. Eğer
sabahlarınız buna müsait değilse akşamları bir sonraki günün planını yapın.
Göreceksiniz hem içiniz daha rahat edecek hem de iki ayağınızı bir pabuca
sığdırmaktan kurtulacaksınız.
2. Söz uçar yazı kalır. Bu nedenle yapmanız gerekenleri ya da aklınıza gelen
fikirleri bir kağıda not alın. Yazmak yapmanın yarısıdır unutmayın.
3. Her zaman adım adım ilerlemeyi tercih edin. Önceliklerinizi belirleyip
önceliklerinizi sırasıyla hayata sokun.
4. Planlarınızı ve görevlerinizi belli zaman aralıklarında gözden geçirmeyi
alışkanlık haline getirin. Zaman zaman öncelikleriniz değişebilir. Böylece
değerli zamanınızı önceliği olmayan işlere harcamaktan kurtulursunuz.
5. Mutlaka bir günlük kullanın. Planlarınızı ve yapmanız gerekenleri bu günlüğe
kaydedin ve o gün içerisinde gerçekleştirdiklerinizin yanına işaret koyun.
6. İşyerinde, dikkatinizi dağıtabilecek şeylerden uzak durun. Örneğin masanız
bir sokağa bakıyorsa ve gün içerisinde polislerle şoförlerin sık sık kavgasına
şahit oluyorsanız bu gereksiz bir zaman kaybına yol açabilir. Hemen yerinizi
değiştirin. Ayrıca masanızın üzerinde de işinizle ilgili olmayan şeyleri
kaldırın.
7. Bugün ne yaparsam beni hedefime daha çabuk yaklaştırır? Bu soruyu gün
içerisinde kendinize 100 kere sorun!
8. Aynı anda birden fazla iş yapanlara özenmeyin. Aynı anda tek bir işe
odaklanıp o işi bitirmeye çalışın.
9. Kendi kararlarınıza güvenin. Eğer bir işin sizin düşündüğünüz yöntemle daha
kısa zamanda çözüleceğine inanıyorsanız kendi planınızı uygulayın. Başkalarının
önerilerini yerine getirmekle vakit kaybetmeyin
10. İşinizle ilgili nasıl günlük plan yapıyorsanız aynı şekilde haftalık plan
da yapın. Bu sizi hafta başında herkesin yaşadığı isteksizlik ve tembellikten
kurtaracaktır.
1. Her sabah 15 dakikanızı o gün yapmanız gerekenleri planlamaya ayırın. Eğer sabahlarınız buna müsait değilse akşamları bir sonraki günün planını yapın. Göreceksiniz hem içiniz daha rahat edecek hem de iki ayağınızı bir pabuca sığdırmaktan kurtulacaksınız.
2. Söz uçar yazı kalır. Bu nedenle yapmanız gerekenleri ya da aklınıza gelen fikirleri bir kağıda not alın. Yazmak yapmanın yarısıdır unutmayın.
3. Her zaman adım adım ilerlemeyi tercih edin. Önceliklerinizi belirleyip önceliklerinizi sırasıyla hayata sokun.
4. Planlarınızı ve görevlerinizi belli zaman aralıklarında gözden geçirmeyi alışkanlık haline getirin. Zaman zaman öncelikleriniz değişebilir. Böylece değerli zamanınızı önceliği olmayan işlere harcamaktan kurtulursunuz.
5. Mutlaka bir günlük kullanın. Planlarınızı ve yapmanız gerekenleri bu günlüğe kaydedin ve o gün içerisinde gerçekleştirdiklerinizin yanına işaret koyun.
6. İşyerinde, dikkatinizi dağıtabilecek şeylerden uzak durun. Örneğin masanız bir sokağa bakıyorsa ve gün içerisinde polislerle şoförlerin sık sık kavgasına şahit oluyorsanız bu gereksiz bir zaman kaybına yol açabilir. Hemen yerinizi değiştirin. Ayrıca masanızın üzerinde de işinizle ilgili olmayan şeyleri kaldırın.
7. Bugün ne yaparsam beni hedefime daha çabuk yaklaştırır? Bu soruyu gün içerisinde kendinize 100 kere sorun!
8. Aynı anda birden fazla iş yapanlara özenmeyin. Aynı anda tek bir işe odaklanıp o işi bitirmeye çalışın.
9. Kendi kararlarınıza güvenin. Eğer bir işin sizin düşündüğünüz yöntemle daha kısa zamanda çözüleceğine inanıyorsanız kendi planınızı uygulayın. Başkalarının önerilerini yerine getirmekle vakit kaybetmeyin
10. İşinizle ilgili nasıl günlük plan yapıyorsanız aynı şekilde haftalık plan da yapın. Bu sizi hafta başında herkesin yaşadığı isteksizlik ve tembellikten kurtaracaktır.
Çalışan kadının giyinmekle harcadığı zamanı azaltmasına yardımcı
öneriler
Her sabah gardırobun karşısında "bugün ne
giyeceğim" diye düşünenler için "Zaman Yönetimi" kitabının
yazarı Ray Josephs'ten önerileri
Gardırobunuzu
İyi Yönetin!
1. Gardırobunuzu sınırlayın. Daha az
seçeneğinizin olması zaman kazandırır.
2. Bütün günlük giysilerinizde tek bir el çantası kullanın.
3. Uygun renk tonlarında giysiler seçin. Böylece parçaları bir araya getirmeniz
kolay olur.
4. Buruşmasını önlemek ve son dakikada ütüleme zahmetinden kurtulmak için
eşarplarını askıya asın.
Giyinirken:
1. Giysilerin üzerindeki makyaj lekelerini
ve leke kalıntılarını önleyebilmek için dar bir giysi giyerken yüzünüze bir duş
bonesi geçirin.
2. Giyinirken herhangi bir hatayı yakalayabilmek için aynaya bakmaya devam
edin. Böylece son anda bir değişiklik yapmaktan kurtulursunuz.
3. Dolabınızı, giysilerinizi çeşitlerine (pantolon, etekler vb) ve renklerine
göre ayırarak düzenleyin.
4. Aynı pantolonu veya eteği bir hafta boyunca farklı süveterler, blüzler ve
ceketlerle birçok kez giyin. Düz, siyah bir etek büro için hızır gibi yetişir.
5. Örgü süveterler gibi, buruşmayan, dolayısıyla kullanımı kolay giysiler
seçin.
Mücevherlerinizi
Saklarken:
- Mücevherleriniz
karmaşık saklamayın.
2. En çok kullandıklarınızdan başlayarak çeşitlerine ayırın.
3. Çok küpeniz varsa, bunları altın, gümüş ve yeniliklerine göre ayırın.
4. Her birini çekmecenizde veya mücevher kutunuzda kendi bölümünde
saklayın.
Her sabah gardırobun karşısında "bugün ne giyeceğim" diye düşünenler için "Zaman Yönetimi" kitabının yazarı Ray Josephs'ten önerileri
2. Bütün günlük giysilerinizde tek bir el çantası kullanın.
3. Uygun renk tonlarında giysiler seçin. Böylece parçaları bir araya getirmeniz kolay olur.
4. Buruşmasını önlemek ve son dakikada ütüleme zahmetinden kurtulmak için eşarplarını askıya asın.
2. Giyinirken herhangi bir hatayı yakalayabilmek için aynaya bakmaya devam edin. Böylece son anda bir değişiklik yapmaktan kurtulursunuz.
3. Dolabınızı, giysilerinizi çeşitlerine (pantolon, etekler vb) ve renklerine göre ayırarak düzenleyin.
4. Aynı pantolonu veya eteği bir hafta boyunca farklı süveterler, blüzler ve ceketlerle birçok kez giyin. Düz, siyah bir etek büro için hızır gibi yetişir.
5. Örgü süveterler gibi, buruşmayan, dolayısıyla kullanımı kolay giysiler seçin.
2. En çok kullandıklarınızdan başlayarak çeşitlerine ayırın.
3. Çok küpeniz varsa, bunları altın, gümüş ve yeniliklerine göre ayırın.
4. Her birini çekmecenizde veya mücevher kutunuzda kendi bölümünde saklayın.
Çalışan kadının giyinmekle harcadığı zamanı azaltmasına yardımcı
öneriler- 2
Güzel ve bakımlı olmak
kuşkusuz her kadının arzusu. Sekreterler içinse işlerinin bir gereği. Ancak,
bunun için ayna karşısında gereksiz yere zaman kaybetmenize gerek yok.İşte
"Zaman Yönetimi" kitabının yazarı Ray Josephs'in makyaj ve tırmak
bakımı için verdiği ipuçları
Makyaj
ve tırnak bakımının püf noktaları
Makyajınızı
yaparken...
1. Hızlı bir makyaj için göz altlarında ve
her türlü lekede sadece bir fondöten kullanın. Doğal ten renginizden bir ton
açık olsun.
2. Günlük kullanım için toprak rengi pudradan vazgeçmeyin, diye öneriyor makyaj
uzmanları. Pek çok renkle uyumludur.
3. Kirpiklerinizi bir sürüşte üç kat sürmüş gibi hacimli gösterecek maskara
kullanın.
4. Pembe veya kahverengi bir allık, göz farı olarak da kullanılabilir.
5. Cildinizi güneşten koruyan bir fondöten, iki ayrı ürün yerine tek bir ürün
kullanmanızı sağlar.
Tırnaklar
da özen ister...
- Tırnaklarınız
için şeffaf ve soluk renkleri tercih edin. Prüzleri koyu renklerden daha
az gösterirler ve daha az sürmek yeterli olacaktır.
2. Haftasonu partisine parlak renklerle gitmek istiyorsanız, istediğiniz
rengi, önceki soluk rengin üstüne sürün. Bütün manikürü yeniden yapmayın.
3. Tek kat, uzun süreli parlatıcı ve ikisi bir arada parlatıcıları tercih
edin.
4. Parlatıcıyı ince bir tabaka halinde ve an aza indirgeyerek uygulayın. Böylece
daha çobuk kuruyacaktır, özellikle de işi biten ellerinizi buzlu bir su
kabına batırırsanız.
2. Günlük kullanım için toprak rengi pudradan vazgeçmeyin, diye öneriyor makyaj uzmanları. Pek çok renkle uyumludur.
3. Kirpiklerinizi bir sürüşte üç kat sürmüş gibi hacimli gösterecek maskara kullanın.
4. Pembe veya kahverengi bir allık, göz farı olarak da kullanılabilir.
5. Cildinizi güneşten koruyan bir fondöten, iki ayrı ürün yerine tek bir ürün kullanmanızı sağlar.
2. Haftasonu partisine parlak renklerle gitmek istiyorsanız, istediğiniz rengi, önceki soluk rengin üstüne sürün. Bütün manikürü yeniden yapmayın.
3. Tek kat, uzun süreli parlatıcı ve ikisi bir arada parlatıcıları tercih edin.
4. Parlatıcıyı ince bir tabaka halinde ve an aza indirgeyerek uygulayın. Böylece daha çobuk kuruyacaktır, özellikle de işi biten ellerinizi buzlu bir su kabına batırırsanız.
Dakikalardan yaratılan hedefler
Amaçlarınıza ulaşabilmenin
sırlarından biri " dakikalarınızı" çoğaltabilmenizdir. Gün içinde
artıracağınız 60 ya da daha fazla dakika, size yaşamınızı başkalarıyla
paylaşma, kendinizi geliştirme, hayatı daha dolu dolu yaşama, kariyerinizde
ilerleme ve fırsatı verecektir. "Zaman Yönetimi" kitabının yazarı Ray
Josephs "dakikaların önemini" anlatıyor...
Bir
günde 1440 dakikaya sahipsiniz
Hepimiz güne aynı yirmi dört saatle
başlarız. Bir gününüz, aslında, değerli dakikalarınızdan ve saatlerinizden
oluşan bir zaman bankasıdır. Kaynak kısıtlıdır fakat onu kullanma biçimleriniz
kısıtlı değildir.
Bir günün 24 saatine ne olur? Bunun 8 saatini ya da 1440 dakikanın 480
dakikasını uykuda geçirirsiniz. Aynı şekilde, aynı miktarda zamanınız ölü
işgününüz için harcanır. Size en büyük seçenek özgürlüğünü sağlayan, geriye
kalan vakittir.
Uygulamada bu geriye kalan saatlerin ancak yarısını kullanmayı becerebiliriz.
Üzerimizden bu sabit baskıyı atabilecek yeterli zamanımız hiç yokmuş gibi
gelir. Ağız tadıyla yapmayı düşündüğümüz harika işlere az şans tanımak,
atacağımız her adımı bir engel haline getirir.
Amaçlarımıza ulaşmanın, bu gerilim ve heyecanı ortadan kaldırmanın sırrı, her
gün ihtiyacınız olan bu ekstra saati kazanabilmektir. Bunu dakikaları
çoğaltarak yapabiliriz. Bu şekilde bir gün içinde artıracağınız 60 ya da daha
fazla dakika, size yaşamınızı başkalarıyla paylaşma, kendinizi geliştirme,
hayatı daha dolu dolu yaşama, kariyerinizde ilerleme ve bütün yetenekleriniz
kullanma fırsatı verecektir. Günde 60 dakika; 10 yılda, bir yüksekokul
diploması alabilmek için yeterli bir süre sağlar.
Zamanın
değeri
Bir
yayıncı dostum şöyle diyor: "Hesabınıza her sabah 86.400 dolar işleyen ve
akşama da iyi kullanmadığınız her doları silen bir bankanız olduğunu varsayın.
Bu bankaya "zaman" , dolarlara da "saniye" deyin. Her sabah
hesabınıza 86.400 saniye işleniyor. Akşamlarıysa iyi bir yatırım yapamadığınız
bölümlerini geriye alamıyorsunuz. Bu banka, bir yılda bakiyeden fazlasını
kullandırmayan ve sürekli bir dengeye sahip olmayan 365 güne sahip. Her gün
size yeni bir hesap açıyor ve her gece bu hesabı siliyor. Yarını engelleyecek
herhangi bir şey yok.
Zamanın, kullanılmadan önce ve harcandıktan sonra değeri kalmaz. Cümleyi
okuduğunuz anın, tam şu anda, hiçbir değeri kalmamıştır. Bir potansiyel değere
yalnızca bir süre önce sahipti ve bütün değerini şu andan itibaren kaybetmiş
olacak; onu değer yaratacak biçimde kullanmamışsanız.
Kaynak:
ZAMAN YÖNETİMİ – Ray Josephs
Bir günün 24 saatine ne olur? Bunun 8 saatini ya da 1440 dakikanın 480 dakikasını uykuda geçirirsiniz. Aynı şekilde, aynı miktarda zamanınız ölü işgününüz için harcanır. Size en büyük seçenek özgürlüğünü sağlayan, geriye kalan vakittir.
Uygulamada bu geriye kalan saatlerin ancak yarısını kullanmayı becerebiliriz. Üzerimizden bu sabit baskıyı atabilecek yeterli zamanımız hiç yokmuş gibi gelir. Ağız tadıyla yapmayı düşündüğümüz harika işlere az şans tanımak, atacağımız her adımı bir engel haline getirir.
Amaçlarımıza ulaşmanın, bu gerilim ve heyecanı ortadan kaldırmanın sırrı, her gün ihtiyacınız olan bu ekstra saati kazanabilmektir. Bunu dakikaları çoğaltarak yapabiliriz. Bu şekilde bir gün içinde artıracağınız 60 ya da daha fazla dakika, size yaşamınızı başkalarıyla paylaşma, kendinizi geliştirme, hayatı daha dolu dolu yaşama, kariyerinizde ilerleme ve bütün yetenekleriniz kullanma fırsatı verecektir. Günde 60 dakika; 10 yılda, bir yüksekokul diploması alabilmek için yeterli bir süre sağlar.
Zamanın, kullanılmadan önce ve harcandıktan sonra değeri kalmaz. Cümleyi okuduğunuz anın, tam şu anda, hiçbir değeri kalmamıştır. Bir potansiyel değere yalnızca bir süre önce sahipti ve bütün değerini şu andan itibaren kaybetmiş olacak; onu değer yaratacak biçimde kullanmamışsanız.
Kaynak: ZAMAN YÖNETİMİ – Ray Josephs
YÖNETİCİLERE
ZAMAN YÖNETİMİ
Zamanımızı iyi yönetmek bizim
elimizde. Ama ofis ortamında zaman yönetimi biraz da yöneticimize bağlı. Ve
onlarda zaman zaman bu konuda dikkatsiz olabiliyorlar. Zaman Yönetimi uzmanı
Ray Josephs' sizin zamanınızı iyi yönetebilmeniz için
"yöneticilerinize" tavsiyelerde bulunuyor.
+ İnsanları mümkün olduğunca fazla konuda sekreterinizle görüşmeye teşvik edin.
+ Şu anda elinizdeki iş için onun ne yapabileceğini -zamanı nasıl daha iyi
yönetebileceğinizi- sorun.
+ İyi talimatlar vermek için yeterli zamanınız olsun -inisiyatif tanımak için
iyi geri besleme teknikleri kullanın-.
+ Sabah ve öğleden sonra görüşmelerinizi sabit bir zamana alın. Bu her ikinize
de diğer çalışmalarınız için kesintisiz bir zaman dilimi sağlar. Bu biraraya
gelmeleri dokunulmaz kılın -tıpkı programınızdaki diğer işler gibi- "daha
önemli bir şey çıktığı için" durmadan ertelemeyin.
+ Sekreterinizi sık sık yanınıza çağırmayın. Kendi notlarınızı ve
hatırlatıcılarınızı masanızda tutun ve talimatlarınızı bir kerede verin; pek
çoğu bekleyebilir. Eğer acil bir bilgi gereksiniminiz yoksa, aynı şeyi karşı
taraftan da isteyin.
+ Sekreterinize güncel bilgiler verin. Onu, bölüm değişiklikleri, süregiden
projeler, başkalarına verilen işler, ödüç verdiğiniz dosyalar, telefonlarınız
(özellikle önemli telefonlar) hakkında bilgilendirin.
Evrak
yönetiminde yöneticinin payına düşenler
+ Günlük dosyalar çekmecenizde bulunsun.
Durmadan sekreterinizi çağırmak yerine, üzerinde en çok çalıştığınız projeyi
yanınızda bulundurun. Her biri bittiğinde dosyayı aynı cins işleri tuttuğunuz
klasöre havale edin.
+ Haftalık, onbeş günlük ya da aylık işler için sürekli bir dosya tutun. Bu,
gerekli verileri elde edebilmek için son dakikada elinizin ayağınıza
dolaşmasını önleyecektir.
+ Sekreteriniz mümkün olduğunca fazla mektuba baksın. Genellikle öyle becerikli
hale geliyorlar ki posta gelir gelmez ya da sizden sözlü bir 'evet' ya da
'hayır' alır almaz, imzalamak üzere mektup taslağı hazırlayabiliyorlar.
Zamanı iyi kullanmak adına, Zaman Yönetimi uzmanı Ray Josephs
tarafından kaleme alınmış, yöneticinizin kulağına küpe olabilecek küçük
hatırlatmalar (2)
RUTİN
İŞLERİ KİM ÜSTLENECEK?
Rutin işlerin pek çoğu için sekreterinize
ya da yardımcınıza bütün sorumluluğu verin. Eğer yardımcınız o alanda bilgi
sahibi ise pek çok araştırmayla doğrudan ilgilenebilir. Aksi takdirde
zamanınızı, arayanları sorunlarıyla ilgilenileceğine ikna etmekle geçirirsiniz.
Konuşma biçimi, taşınan otorite ve karşınızdakini hor görmekten veya gergin bir
hava yaratmaktan kaçınmak, arayanın daha hızlı ve daha iyi ilgi göreceğine emin
olmasını sağlar.
YENİLİK
ŞART!
Yeni yöntemler, materyaller ve büro
malzemeleri bulmaya çalışın. Bu, her ikiniz için de işi kolaylaştırır. Değişmez
eski iş programına uymak zorunda değilsiniz.
BAŞVURU
KAYNAĞINIZ NERESİ?
Referans ve çalışma kitaplarından oluşan
bir kitaplık oluşturun. Bu, oldukça faydalı bir zaman kazandırıcıdır.
SEKRETERİN
GELİŞİMİ:
Sekreterinizin gelişimi için profesyonel
bir kuruma katılmasını önerin. Sekreterinizi, alanınızdaki seminerlere ve
konferanslara gönderin. Sekreterinizin gelişmesini istiyorsanız, bölgenizde ne
tür kurslar olduğunu araştırın.
HATIRLATMA
Şu iki küçük kelimenin tabiatında varolan dürtüyü ve moral yapıcı etkiyi sakın
unutmayın: Teşekkür ederim Her dakikasını sonuna kadar kullandığınız
telaşlı bir günün sonunda ya da çalışmanızın sürekli kesintiye uğramasına
rağmen sizin için bir mucize yarattığında, sekreterinize bu davranışının size
ne kadar yardımcı olduğunu ve zaman kazandırdığını söyleyin.
MOTİVASYON:
Arada
sırada sekreterinizi bürodan dışarı çıkarın. Özel bir araştırma projesi için
şehir dışına yapacağı küçük bir yolculuk gerçek bir ödül olabilir.
Kaynak: ZAMAN
YÖNETİMİ - Ray Josephs
+ İnsanları mümkün olduğunca fazla konuda sekreterinizle görüşmeye teşvik edin.
+ Şu anda elinizdeki iş için onun ne yapabileceğini -zamanı nasıl daha iyi yönetebileceğinizi- sorun.
+ İyi talimatlar vermek için yeterli zamanınız olsun -inisiyatif tanımak için iyi geri besleme teknikleri kullanın-.
+ Sabah ve öğleden sonra görüşmelerinizi sabit bir zamana alın. Bu her ikinize de diğer çalışmalarınız için kesintisiz bir zaman dilimi sağlar. Bu biraraya gelmeleri dokunulmaz kılın -tıpkı programınızdaki diğer işler gibi- "daha önemli bir şey çıktığı için" durmadan ertelemeyin.
+ Sekreterinizi sık sık yanınıza çağırmayın. Kendi notlarınızı ve hatırlatıcılarınızı masanızda tutun ve talimatlarınızı bir kerede verin; pek çoğu bekleyebilir. Eğer acil bir bilgi gereksiniminiz yoksa, aynı şeyi karşı taraftan da isteyin.
+ Sekreterinize güncel bilgiler verin. Onu, bölüm değişiklikleri, süregiden projeler, başkalarına verilen işler, ödüç verdiğiniz dosyalar, telefonlarınız (özellikle önemli telefonlar) hakkında bilgilendirin.
+ Haftalık, onbeş günlük ya da aylık işler için sürekli bir dosya tutun. Bu, gerekli verileri elde edebilmek için son dakikada elinizin ayağınıza dolaşmasını önleyecektir.
+ Sekreteriniz mümkün olduğunca fazla mektuba baksın. Genellikle öyle becerikli hale geliyorlar ki posta gelir gelmez ya da sizden sözlü bir 'evet' ya da 'hayır' alır almaz, imzalamak üzere mektup taslağı hazırlayabiliyorlar.
Şu iki küçük kelimenin tabiatında varolan dürtüyü ve moral yapıcı etkiyi sakın unutmayın: Teşekkür ederim Her dakikasını sonuna kadar kullandığınız telaşlı bir günün sonunda ya da çalışmanızın sürekli kesintiye uğramasına rağmen sizin için bir mucize yarattığında, sekreterinize bu davranışının size ne kadar yardımcı olduğunu ve zaman kazandırdığını söyleyin.
Kaynak: ZAMAN YÖNETİMİ - Ray Josephs
Zamanı kendi yanınıza çekin
İş hayatının temposu giderek yükselirken, zamanınızı etkin kullanmak için hem
işteki hem de evdeki yaşantınızı planlamak giderek artan önem taşıyor. Zamanı
daha etkin kullanmak için organize olmanın gereğine inanmıyorsanız, durup bir
düşünün.
Bunu yaparken, ortalama bir erişkinin nereye koyduğunu unuttuğu anahtarlarını
bulmak için yılda 16 saat harcadığını aklınızda tutmanız yararlı olacaktır.
İnternet kullanılarak yapılan bir araştırma, organize olmamış bir yöneticinin
günlük zaman kaybını bir saat olarak belirliyor. Yılın sonu geldiğinde bunun ne
kadar büyük miktarda zaman kaybına karşılık düşeceğini varın siz hesaplayın.
Bu örnekler ortadayken, nasıl oluyor da insanlar kendilerini organize etmekten
kaçınıyorlar? Bu sorunun yanıtı, organize olmanın başlı başına çaba gerektiren
bir iş olması ve günlük hayatın koşuşturmacası içinde bu çabanın harcanmasından
kaçınıldığı şeklinde. Uzun vadede kazandıracakları genellikle, kısa vadedeki bu
yüksek maliyetin yüklenilmesini sağlamaya yetmiyor. Yapılacak işler
listelerinin her gün gözden geçirilmesine harcanacak zaman, bu sistemin
kullanılmamasının yol açtığı zaman kayıplarının çok altında olmasına karşın
gözlerde büyütülüyor. Bazı zaman planlaması sistemlerinin aşırı karmaşıklıkları
ile ciddi zaman kayıplarına yol açması ise, kaçınmanın iyi bir mazeretini
oluşturuyor. Burada aranacak olanla ilgili anahtar kelime "basitlik"
olurken, zamanınızı planlamakta başvuracağınız bazı basit yöntemler aşağıdakiler
olabilir:
1. Yapılacak işleri yazdığınız bir liste ve kalem her zaman cebinizde bulunsun.
2. Aklınıza gelen düşünceleri derhal not alın.
3. Yaşantınızın her boyutu ile ilgili sıralama sistemleri yaratın.
4. Karışıklığınızın içine hap solmayın.
5. Randevularınızın ve sonuçlandırma tarihlerinin bir listesini bulundurun.
6. Notlarınızı astığınız bir tahta kullanın.
7. Masanızın düzenli olmasını sağlayın.
8. Eşyalarınızı her zaman aynı yere koyun.
9. Her şeyi uygun yerde bulundurun.
Kerem
Özdemir
İş hayatının temposu giderek yükselirken, zamanınızı etkin kullanmak için hem işteki hem de evdeki yaşantınızı planlamak giderek artan önem taşıyor. Zamanı daha etkin kullanmak için organize olmanın gereğine inanmıyorsanız, durup bir düşünün.
Bunu yaparken, ortalama bir erişkinin nereye koyduğunu unuttuğu anahtarlarını bulmak için yılda 16 saat harcadığını aklınızda tutmanız yararlı olacaktır. İnternet kullanılarak yapılan bir araştırma, organize olmamış bir yöneticinin günlük zaman kaybını bir saat olarak belirliyor. Yılın sonu geldiğinde bunun ne kadar büyük miktarda zaman kaybına karşılık düşeceğini varın siz hesaplayın.
Bu örnekler ortadayken, nasıl oluyor da insanlar kendilerini organize etmekten kaçınıyorlar? Bu sorunun yanıtı, organize olmanın başlı başına çaba gerektiren bir iş olması ve günlük hayatın koşuşturmacası içinde bu çabanın harcanmasından kaçınıldığı şeklinde. Uzun vadede kazandıracakları genellikle, kısa vadedeki bu yüksek maliyetin yüklenilmesini sağlamaya yetmiyor. Yapılacak işler listelerinin her gün gözden geçirilmesine harcanacak zaman, bu sistemin kullanılmamasının yol açtığı zaman kayıplarının çok altında olmasına karşın gözlerde büyütülüyor. Bazı zaman planlaması sistemlerinin aşırı karmaşıklıkları ile ciddi zaman kayıplarına yol açması ise, kaçınmanın iyi bir mazeretini oluşturuyor. Burada aranacak olanla ilgili anahtar kelime "basitlik" olurken, zamanınızı planlamakta başvuracağınız bazı basit yöntemler aşağıdakiler olabilir:
1. Yapılacak işleri yazdığınız bir liste ve kalem her zaman cebinizde bulunsun.
2. Aklınıza gelen düşünceleri derhal not alın.
3. Yaşantınızın her boyutu ile ilgili sıralama sistemleri yaratın.
4. Karışıklığınızın içine hap solmayın.
5. Randevularınızın ve sonuçlandırma tarihlerinin bir listesini bulundurun.
6. Notlarınızı astığınız bir tahta kullanın.
7. Masanızın düzenli olmasını sağlayın.
8. Eşyalarınızı her zaman aynı yere koyun.
9. Her şeyi uygun yerde bulundurun.
Kerem Özdemir
"Ölü" zamanı nasıl canlandırırsınız ?
Ah o
muayenehaneler! Hepimiz dişçide, hastanede, jinekologda 'off'layarak sıra bize
gelsin diye beklemişizdir. Böyle anlarda da vakit gecirebilmek için tek
seçeneğimiz ya yanımızda bekleyen diğer hasta ile sohbet etmek ya da masanın
üzerindeki çoğu eski dergileri karıştırmaktır. Ama işyerine döner dönmez
yapacak bunca işimiz varken canımız çoğu zaman " Serdar Ortaç'ın yeni
sevgilisini" okumak istemez. Doktor ya da diş hekiminizi beklerken, kendi
okuma malzemeleriniz, şüphesiz, sehpanın üzerinde duran rasgele yayınlardan
daha faydalı olacaktır.
Okuldayken, en verimli calışma saatim evde rahat ve vaktimin bol olduğu anlar
değil de otobüste, ya da iki ders arasında geçirdiğim ölü saatlerdi.
Ne kadar planlasanız ve dikkatli programlasanız da günün öyle zamanları olur ki
beklemeniz gerekebilir. Oysa ölü zaman dediğimiz böyle anları değerledirebilir
ve hatta hiç tahmin edemeyeceğiniz kadar iyi sonuçlar alabilirsiniz.
Boşa
gidecek saatleri kullanışlı hale getirmek, 'zamanı öldürmemek' için fikirler…
BEKLEMEK
KAYIP DEĞİLDİR:
Beklemek kaçınılmaz olduğunda onu ölü zaman
olarak düşünmeyin. Bu dakikaları işe yarar hale getirin. Böylesi anları okumak
için kullanabilirsiniz. Beş dakika orada, on dakika burada derken bunlar birbirine
eklendiğinde günde bir saati bulabilir.
OFİSİNİZİ
YANINIZDAN AYIRMAYIN:
Programınızı ve randevularınızı ne kadar
dikkatli oluşturduğunuzu gözönüne almaksızın okuma ve çalışma konularınızı her
zaman yanınızda bulundurun. Büro raporları, periyodik yayınlar ve kestiğiniz
kupürleri koyacağınız bir çanta ya da dosya keşfedilmemiş bir hazineyi
barındırabilir.
KALEMİNİZ
HAFIZANIZ:
Rastladığınız
önemli noktaları işaretlemek için yanınızda mutlaka bir kalem bulundurun. Bu
size, bankta otururken, kuyrukta ya da uçuş kontrol noktaları gibi en rahatsız
bekleme yerlerinde bile kontsantre olmanızda yardımcı olur.Yeniden gözden
geçirmek istediğiniz maddeleri belirlemek için bir Post-It kağıdı bulundurmak
da genellikle boşa giden dakikaları faydalı hale getirebilir.
Kaynak:
Zaman Yönetimi, Ray Josephs
Okuldayken, en verimli calışma saatim evde rahat ve vaktimin bol olduğu anlar değil de otobüste, ya da iki ders arasında geçirdiğim ölü saatlerdi.
Ne kadar planlasanız ve dikkatli programlasanız da günün öyle zamanları olur ki beklemeniz gerekebilir. Oysa ölü zaman dediğimiz böyle anları değerledirebilir ve hatta hiç tahmin edemeyeceğiniz kadar iyi sonuçlar alabilirsiniz.
Kaynak: Zaman Yönetimi, Ray Josephs
“Ölü” Zamanı nasıl canlandırırsınız ? (2)”
Beklemek mi uyuklamak mı ?
Durmak mı, gevşemek mi ? Ufak değişikliklerle “ölü” zamanınızı daha verimli
kullanabilirsiniz.
Beklerken
gevşeyin…
* Okumak istemiyorsanız, beklemek size
gevşemek için mükemmel bir fırsat sağlar. Eğer durum uygunsa, gözlerinizi
kapamayı ve gerinmeyi deneyin.
* Bekleme yerine bağlı olarak hafifçe uyuklayabilirsiniz de.
* Oturacak yer olmadığında, pek çok kişi ayakta; yaslanarak veya dengede kıpırdamadan
durarak gevşemeyi öğrenmiştir. Bazı kişiler buna, her gün bu yöntemle bir-iki
saatlik uykuya denk bir dinlenme sağladıklarını söylemişlerdir. Böylece artan
üretkenlikleri de onlara ayrıca zaman kazandırıyor.
Zorunlu
beklemeleri sınırlandırabilirsiniz.
Beklemekle geçen
zamanı en aza indirgemek için;
* Sinemaya giderken, filmin başlama saatinden en fazla on beş dakika önce
sinemada olun. Hafta sonları tiyatroya giderseniz, bilet kuyruğunun daha az
olduğu ilk gösterime girin.
* İzlemek istediğiniz popüler gösterilerin başlama tarihlerini ve günlük
gösterim saatlerini öğrenin.
* Son gösterim günleri ve günün son gösterilerinde genellikle uzun kuyruklar
olur. Kendinizi buna göre programlayın.
Bekletin…
Bir
iş adamı “Ben toplantılara kasten on beş dakika geç giderek her gün fazladan
bir saat kazanıyorum. Bazen insanların, benim bu kaçınılmaz geç kalışlarımın
tamamen rastlantı olmadığını anladıklarından şüpheleniyorum. Ama oturumların
çoğu geç başlağıdı için bu on beş dakikayı başka işleri tamamlamak için
kullanıyorum” diyor.
Herkes bu fikre farklı tepki gösterecektir. Özellikle toplantıya çağıran kişi
sizseniz ve insanların zamanında orada olmasını bekliyorsanız. İnsanları
bekletmek, hem olumlu hem de olumsuz yanları olan “tek taraflı fayda sağlayan”
bir uygulamadır.
Kaynak:
Zaman Yönetimi, Ray Josephs
* Bekleme yerine bağlı olarak hafifçe uyuklayabilirsiniz de.
* Oturacak yer olmadığında, pek çok kişi ayakta; yaslanarak veya dengede kıpırdamadan durarak gevşemeyi öğrenmiştir. Bazı kişiler buna, her gün bu yöntemle bir-iki saatlik uykuya denk bir dinlenme sağladıklarını söylemişlerdir. Böylece artan üretkenlikleri de onlara ayrıca zaman kazandırıyor.
* Sinemaya giderken, filmin başlama saatinden en fazla on beş dakika önce sinemada olun. Hafta sonları tiyatroya giderseniz, bilet kuyruğunun daha az olduğu ilk gösterime girin.
* İzlemek istediğiniz popüler gösterilerin başlama tarihlerini ve günlük gösterim saatlerini öğrenin.
* Son gösterim günleri ve günün son gösterilerinde genellikle uzun kuyruklar olur. Kendinizi buna göre programlayın.
Herkes bu fikre farklı tepki gösterecektir. Özellikle toplantıya çağıran kişi sizseniz ve insanların zamanında orada olmasını bekliyorsanız. İnsanları bekletmek, hem olumlu hem de olumsuz yanları olan “tek taraflı fayda sağlayan” bir uygulamadır.
Kaynak: Zaman Yönetimi, Ray Josephs
Hiç yorum yok :
Yorum Gönder