İş görüşürken her şeyle
karşılaşabilirsiniz. Sizi düşman gören birisine dostça yaklaşın ve açık görüşlü
olun. Görüşmelerde memnuniyetsizliğinizi belirtmek için gerekli durumlarda öfke
kullanılabilir. Karşı taraftan bir şey talep ederken özür dileyen bir tavır
içine girilmemelidir. Amaçlanan şeyler çok isteniyorsa bir zararı yoktur fakat
gerçekçi olmak lazımdır. Karşı taraftan yardım isterken fikirlerine saygılı
olduğunuz belirtilmelidir. Dinleyici önünde konuşulurken onlar rahatlatılır ve
tabii davranılır.
Bir görüşme yeri seçilirken oranın
şartları ve insanlara tesiri dikkate alınmalıdır. Görüşmede karşı tarafla
ilişkiler bozuluyorsa anlaşmazlık konuları tekrar gözden geçirilip hoşgörülü
davranılmalıdır. Değişikliklere karşı her zaman açık olunmalıdır. Yazılı
iletişimde organizasyon ve dilin anlaşılır olmasına dikkat edilir. Bir meselede
taviz verilecekse dikkatli davranılıp “kaz gelecek yerden tavuk esirgenmez”
düsturu dikkate alınmalıdır.
Karşı taraf hiç beklenmeyen bir anda sizi
zor durumda bırakabilecek sorular sorarsa eğer ilkönce mesele kavranmaya
çalışılır ve ardından da cevaplanır. Burada karşı tarafın amacı şaşırtmak
olabilir. Bu yüzden böyle durumlarda soğukkanlı davranılır.
Görüşmelerde insanların sıkça
karşılaştıkları bir durum vardır; tartışmalar. Acaba hangi sınırlar görüşme ile
tartışmayı birbirinden ayırır aşağıda belirtilmiştir.
Görüşme Tartışma
l-Karşılıklı kazanç yaklaşımı -Tek tarafın
kazanması düşüncesi
2-Uzlaşmaya her an açık olma -Uzlaşmayı
reddetme
3-Ortak ilgi alanları bulma çabası -Savunma
durumu 4-İhtiyaç ve duyguları dinleme -Karşı tarafın fikirlerini çürütme amacı
5-Soru ve konuya ilgi -Sadece konuya ilgi
Yukarıda da açık bir şekilde görüldüğü
gibi iyi bir görüşmeci tartışmaya girip kendini yıpratmaz. Bununla birlikte
karşı tarafın görüşlerini dikkatlice dinler ve dinlerken karşıdaki kişinin
davranışlarını dikkatle takip eder. Karşıdaki insanın gözlerine bakar.
Görüşmelerde sık başvurulan bir taktik
vardır; karşı tarafın kendini suçlu hissetmesini sağlamak gibi. Dinlemek ve
karşı tarafı dikkatlice takip etmek oldukça önemlidir. Gerekiyorsa sık sık
notlar alınmalıdır. Görüşmelerde tutulamayacak sözler verilmemelidir
Karşı tarafa gerekli olan sorular
sorulmalı ve onların sorduklarına da cevaplar verilmelidir. Cevaplar verilirken
mümkün olduğu kadar hızlı ve açık bir şekilde verilir ve savunma pozisyonuna
girilmez.
Karşı tarafı bir konuda ikna edebilmek
için ilkönce onların sizin bakış açınızı yakalamalarına çalışmalısınız. Bir
grup ikna edilecekse iş daha zorlaşır çünkü burada tamamını ikna etmek gerekli
olur.
Görüşmelerin başarıya ulaşarak bir anlaşma
ile sonuçlanabilmesi insanlar arasında kurulacak olan iyi bir iletişimle ancak
söz konusu olabilecektir.
Jesse Nienberg’e göre insanların iletişim
kurmalarına engel olan beş şey vardır.
- Değişime karşı koymak
- Karşı tarafı dinlememek ve kendi fikirlerine saplanıp kalmak.
- Yalnız kendi isteklerini duymaya çalışmak
- Yanlış yargılara varmak
- Gizlilik
Anlaşma olabilmesi için tarafların
karşılıklı birbirlerine güvenmeleri şarttır. Bunu sağlayan bazı etkenler
vardır. Bunlar açıklık, dürüstlük, kendine güven duyma, tecrübe, inandırıcılık
vs. şeylerdir. Ayrıca meselelere karşılıklı iyi yaklaşımlarda oldukça
etkilidir.
Bir problemle karşılaştığınızda problemi
dinleyin, problem üzerinde yoğunlaşın ve problemi kavramaya çalışarak daha
kapsamlı ele alın ki çözebilesiniz. Bunun için yeni fikirler ortaya atılabilir.
Fakat daha iyisi de problemleri önleyip en aza indirmektir. Karşı tarafa
konuşması için fırsat verin. Talepte bulunurken özür dilemeyin.
Sorumluluklarınızı üstlenin başkasının üzerine atmayın. Sabırsızlandığınız da
kendinizi kontrol etmeyi öğrenin. Kaba davranışlardan ve saldırganlıktan
kaçının. Dürüst olun. Karşı tarafı küçümsemeyin ve köşeye sıkıştırmaya çalışmayın.
Bu işinizi zorlaştıracak ve onları savunma pozisyonuna itebilecektir ki bu da
anlaşmanın yapılmasına engel teşkil edecektir. Ayrıca karşı tarafı dikkatle
dinleyin, anlamaya ve fikirlerini yorumlamaya çalışın. Sözleriniz ve
davranışlarınız bir bütün olsun.
Görüşme esnasında soru sormaktan
çekinmeyin. Fakat şu altın kurala hap uyulmalıdır. Size yapılmasını
istemediğiniz şeyleri başkalarına yapmayın. ”Karşı tarafı kibar ve de saygılı
bir şekilde dinleyin. Görüşmeye sakin bir kafayla oturmalıdır. Ayrıntılara dikkat
edilmeli ve gözden kaçan bir nokta olmamasına özen gösterilmelidir. Karşı
tarafın dikkat ve ilgisini üzerimize ve özellikle işimize çekmeyi bilmeliyiz.
Şuna da temas etmek gerek. Görüşme sırasında yapılan esprilerin dozajına dikkat
edilmeli ve karşıdakilerin rahatsız ve rencide edilmemesi esas alınmalıdır.
Yapılan şeyler toplantının havasını bozmamalıdır.
Görüşmeler yapılırken bazen işler kördüğüm
olur ki böyle zamanlarda yapılması gereken bazı uygulamalar olacaktır. Görüşme
olmadığı takdirde anlaşma da olamayacağının vurgulanması gerekir. Hatta
olmamasının her iki tarafa vereceği ihtimal dahilinde olan zararlardan
bahsedilerek karşı tarafın dikkati çekilerek devamlılık sağlanmaya çalışılır.
Eğer gene de netice alınamıyorsa her iki tarafında yeteri kadar düşünmesini
sağlamak gayesi ve ortamı da yumuşatma adına ara verilebilir. Başka bir zaman
devam edilmek üzere ertelenebilir. Veya görüşme yerinde değişiklik yapılabilir.
Daha sonra da alternatifler düşünülüp karşı tarafa takdim edilebilir. Daha da
ileri gidilerek eğer anlaşma çok önemli ise bazı tavizler bile verilebilir.
Görüşmelerde her zaman güç dengesi bulunmaz.
Bazen bir taraf diğer taraftan daha zayıf olabilir. Eğer güçlü taraf iseniz
bazı baskı unsurları kullanabilir hatta tehdit bile edebilirsiniz ama bu en son
başvurulacak olan yoldur. Güçsüz taraf iseniz mümkün olduğunca dikkatli
davranmalı hatta zayıflık içerisinde dahi elde edilebilecek avantajların
olabileceğini unutmamalısınız. Güçsüzlük güçsüz olan tarafı savunma pozisyonuna
sokmamalıdır. Konuları iyi takip etmeli ve kendinize güvendiğinizi
hissettirmelisiniz. Karşılıklı kazanç çözümünü savunun. Kaybetmenize kesin
gözüyle bakmayın.
Karşı tarafın düşmanca davranışları
sonucunda uzlaşmadan vazgeçildiği durumlar olabilir. Eğer bu şekilde davranırsanız
görüşmeden çekilmek durumunda kalırsınız ki böylece görüşmelerin sonunda elde
edebileceğiniz avantajlardan mahrum kalmış olursunuz. Bu yüzden uzlaşma
sağlamak için mevcut durumunuzu iyice analiz etmeniz gerekir. Ayrıca karşı
tarafa işbirliği yapmaya açık olduğunuzu belirtmelisiniz: Görüşmede mutlaka her
iki tarafında karşılıklı kazanç amacını gütmeleri gerekir.
Kendinize güvenin. Konuşurken açık ve
dürüst olun. Daima yeni fikir ve görüşlere açık olduğunuzu karşı tarafa
hissettirin.
Uzlaşma sağlamak demek istediklerinizin
daha azına razı olmak demek değildir. Her iki tarafında menfaatlerinin tatmini
gereklidir. Bu yüzden çekişmeye girmekten mümkün mertebe sakınılır.
Bir görüşme acaba ne zaman başarılıdır ne
zaman değildir diye bir soru sorulduğunda anlaşma her iki taraf için de bir
zafer ise başarılıdır denilebilir. Amaç her iki tarafında kazanması olmalıdır.
Görüşmelerde birçok engelle karşılaşmak
mümkündür. Birçok zorluk tarafların birbirleriyle anlaşamamalarından
kaynaklanır. Görüşmeciler kendilerini ispatlama ve galip çıkma çabasına
kapılırlar. Eğer görüşme sırasında durumunuzu karşı tarafa kabul ettirmek için
gösterdiğiniz çaba çok fazla zamanınızı alıyorsa problemlerle karşı karşıya
kalacaksınız demektir. Görüşme yapmak yerine tartışmaya giriyorsanız başarıya
ulaşma şansınızı azaltmış olursunuz. Görüşme sırasında tartışma taktikleri
kullanmak yararlı olabilir ama görüşme amacının tartışma olmadığı
unutulmamalıdır.
Görüşme sırasında birçok tehditle yüz yüze
gelebilirsiniz. Her zaman açıkça ortaya konmaz. Hatta çoğu zaman bize tehdit
gibi gelen sözler hayal kırıklığının bir göstergesidir. Tehdit ihtimali söz
konusu olduğunda karşı tarafı iyice dinleyin ve mümkünse not alın. Aynı zamanda
karşı tarafın tehdit ederken ne derece ciddi olduğunu kavramakta önemlidir.
Tekrar etmek eğer tehdit üstü kapalı bir şekilde yapılmışsa işe yarayabilir.
Üstü kapalı tehdit bir tür uyarı biçimi olabilir. Bu ihtimali göz önünde
bulundurun.
Bir tehditle karşılaştığınızda
verebileceğiniz birçok tepki vardır. Sessiz kalabilirsiniz, tehdidi
tekrarlamasını ve açıklamasını isteyebilirsiniz, tehdidi ciddiye
almayabilirsiniz, şaşırmış ve inanmamış gibi davranabilirsiniz.
Karşı tarafın kendisini suçlu hissetmesini
sağlamak ya da anlayışlı olduğunuzu ve karşı tarafa önem verdiğinizi
hissettirmek işinize yarayabilir. Ya da tartışmayı başka bir zamana
erteleyebilirsiniz.
Görüşmelerin nerelerde yapıldığı
psikolojik olarak tarafları etkiler. Bu durumda ev sahibi taraf olma bazı
avantaj ve dezavantajlar getirecektir. Eğer her iki taraf için de psikolojik
olarak üstünlük getirmeyecek bir yer seçilirse uzlaşmaya varmak daha
kolaylaşır. Toplu görüşmeler yapılırken de genel olarak bu konulara dikkat
edilir. Özen gösterilir.
Genel olarak görüşmelerde en çok dikkat
edilmesi gereken karşı tarafın değer yargılarına ve iş ahlakına saygı
gösterilmesi ve karşılıklı güvendir...
Hiç yorum yok :
Yorum Gönder